должностная инструкция заведующей канцелярией
1. Общие положения:
1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующей канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
1.3. Назначение на должность заведующей канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
1.4. Заведующий канцелярией должен знать:
1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
1.4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
1.4.4. Структуру организации.
1.4.5. Организацию делопроизводства в организации.
1.4.6. Схемы документооборота.
1.4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
1.4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
1.4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
1.4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
1.4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
1.4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
1.4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
1.5.1. Положением о канцелярии организации.
1.5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.
1.6. Заведующий канцелярией подчиняется ______ (директору организации; иному должностному лицу)
1.7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
1.8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности заведующей канцелярией:
2.1. Организует работу канцелярии.
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
2.12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
3. Заведующий канцелярией вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.8. Взаимодействовать:
3.8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
3.8.2. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
3.8.3. С хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
3.8.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.
4. Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция заведующей канцелярией разработана в соответствии с _____________________.
Версия для печатиКоличество просмотров: 7647
Что ещё смотрели люди, читавшие данную статью:
должностная инструкция заведующей канцелярией [7647]
должностная инструкция заведующего магазином [11254]
должностная инструкция заместителя директора школы [11871]
должностная инструкция заведующего кафедрой [2915]
должностная инструкция заведующего ветеринарной аптекой [1602]
должностные инструкции, должностная инструкция заведующей канцелярией